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人生を左右するような大切なプレゼンを控えている、どうしてもこれまで営業していて受注につながらない・・・そんなお悩みをお持ちであればご連絡下さい!あなたの成功に向けて、プレゼン資料作成のプロが全力でご支援させて頂きます。

 

クラウドソーシング経由での依頼に加え、個人取引でもお仕事を受けております。個人取引の場合は、都内であれば対面での打ち合わせ、スカイプ等での細かな摺合せも行いますので、お気軽にご連絡下さい!

 

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効果的なプレゼン資料を自分自身で作れるようになり、売上UPや自身のキャリアUPを図りたいという方はご連絡下さいませ。都内であれば、直接対面でご指導させて頂く事も可能です。地方の方につきましては、スカイプでの遠隔レッスンも行います!

 

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プレゼン資料を作る上で一番大切なマインドセット

今日はテクニック論ではなく、マインドセットについてお話したいと思います。

 

このブログではテクニックを中心に話していますが、本当のところを言うと、テクニックよりもマインドセットを強化する事が、優れたプレゼン資料を作る上では大切だと思っています。

 

ただ、マインドセットは抽象的なので、すぐに使える即効性という点や、読んだ人が「なるほどな〜」と思える納得感という点で弱いなと思い、あまり書いてきませんでした。

 

しかし、やはり正しいマインドセットを持った上で、テクニックを身に着けないと、表層的になってしまい応用が利かないと思いますので、今後はマインドセットについても書いていこうかな〜と考えています。

 

さて、今日はプレゼン資料を作る上で、私が一番大切だと信じているマインドセットについてです。

 

それは、プレゼンにおいては「聞き手(読み手)が王様である」という事です。

 決して、「プレゼンターが主役」ではないのです。

 

このマインドセットを徹底的に心に刻んでおかないと、どんなに上っ面のテクニックを身に着けたとしても、良い資料は絶対に作れませんので、とても大切なマインドセットだと思っています。

 

プレゼンをする人間というのは、一種の勘違いをしやすいのです。自分がたくさんの聴衆に対して説明をし、場をコントロールしている気になります。

 

そのため、自分で話したい事や説明しやすい事を中心に資料を作り、自分にとって都合の良い順番で話し、自分がこだわりのある所に力点をおいてプレゼンを行ってしまいます。

 

しかし、そんな事をしても、聞き手は私達プレゼンターの話を理解してくれませんし、結果として「行動を起こしてくれない」のです。それでは、私達の目的が達成される事は有り得なく、資料もプレゼンも「失敗」という事になります。

 

私達が心に刻んでおかなければいけないのは、

 

「決定権は全て聞き手にある」という頑然たる事実です。

 

私達が、どれだけ頑張って、一生懸命プレゼンしても聞き手が、「何を言いたいのか分からない!」とか、「納得できないから動きたくない!」となったらアウトなのです。全て決定権はあちらにあり、こちらにはありません。

 

だから、私達プレゼン資料を作りプレゼンを準備する人間は、「聞き手が王様である」という事実をしっかりと受け止めた上で資料を作成する必要があります。

 

何度も言いますが、相手は王様です。私達より相当エライ立場にあると考えて下さい。

 

当然、

 

王様が聞き手が聞きたいと思う話をしなければなりません。

 

王様が理解しやすいような話をしなければなりません。

 

王様が理解しやすい順番で話をしなければなりません。

 

王様が「うん、よろしい」と言いたくなるような話をして心を動かさければいけません。

 

こうしたマインドセットを持って、資料作成にあたれば、そんなおかしな資料は出てこないはずですよね??

 

おかしな資料を作ってしまう人というのは、根本的にこのマインドセットが欠落していると思っています。

 

だから、小さい文字だらけで何が言いたいのか分からない資料や、主張となる根拠が全く希薄な資料や、聴いていて苦痛になるような退屈な構成の資料を平気で作ってしますのです。

 

資料を作る際は、是非、この「聞き手は王様である」というマインドセットを心に刻んで資料を作るようにしましょう!!

 

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もう、「デザインセンスがない!」と言われないための3つの戦略

よく資料作成で、「自分はデザインセンスがない!」と嘆いている人を見かけます。

 

私が思うには、たぶんあなたが思っているほど悲観的になる必要はありません。

 

 

まず、我々は、あくまでビジネス文書を作っている、という事を思い出して下さい。

そもそも、そんな「センス」が必要になるような事はしていないのです。

 

我々は、絵描きでも、デザイナーでも、漫画家でもありません。

 

ビジネス文書なのだから、アーティスティックなデザインというよりは、ロジカルなデザインが必要なのです。そして、それに必要なのは、「センスではなく知識」です。

 

断言しますが、ビジネス文書を作る上では、知識さえあれば大丈夫です。

まずは、正しい知識を身に着け、「おかしな事をしない」事が重要です。

 

では、具体的にどうすればいいのか?デザインセンスに自信がない!そんな人でも簡単に実践できる3つの戦略をお伝えしたいと思います。

 

①フォントはメイリオ1種類しか使わない。

まず、マイクロソフトデフォルトで出てくるMSゴシックなどのフォントは使わない事 です。このフォントを使っているだけで、「何となく野暮ったい感じ」になります。

 

また、色々なフォントを使い分けるのもやめましょう。明朝、ゴシック、HGP創英角などゴチャゴチャと混ぜて使っている人がいますが、きちんと効果的に使われている事は稀です。むしろ、色々なものが混ざって分かりにくくなっている事が多いです。

 

 

では、どうするか?一番シンプルなのは、メイリオ1種類だけ使う戦略です。

 

メイリオはカチっとしたビジネス資料にも、ちょっと砕けた感じの資料にも合います。

 

また太字にした時のコントラストもハッキリ分かりやすく出て使いやすいです。これを1種類だけにして使えば、フォントデザインで野暮ったい印象を与える事はありませんのでオススメです。

 

 

②色は最大でも3種類しか使わない

レインボーカラーを使っていませんか?

 

ごちゃごちゃした色使いは、それだけで見ていて疲れます。そして、「デザインセンスがない」と感じさせる大きな要因にもなります。

 

我々はピカソでもゴッホでもありません。

 

七色の色使いをうまく使いこなすのは本当に大変なセンスが入りますので、我々凡人には不可能だと理解しましょう。

 

ではどうするか?

色は通常の黒+2色をベーシックに使うのがオススメです。

 

まず初心者で自信のない人は、黒、青、赤の3色でいけば、まずおかしな事にはなりません。黒を通常の文字色にして、青をオートシェイプなどにメインで使います。そして、強調したいところに赤を使う。

 

こうすれば、おかしなレインボーカラーでセンスのない資料を作るリスクがありません。

 

③揃えるべきところを揃える癖をつける

これも意外と気にしていない人が多いミスです。

 

文字がきちんと左揃えになっていなかったり、合わせるべきオートシェイプの位置がバラバラだったりする等ですね。

 

きちんと揃えるべき所が揃っていると、それだけで美しく見えます。

 

簡単にできる事なのですが、やらない人はやりません。逆にそれをやるだけで、「デザインセンスのない人」から一歩脱却できますのでお得です。

 

それでは、以上の3つを具体的な資料の中で見てみましょう。

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すごい極端な例ですね(笑)

 

さすがに、こんな人はいませんが、分かりやすくするために極端にしています。

 

まず、フォントがデフォルトのMSゴシックのままで、バラバラで色々なものを使っています。

 

色使いもレインボーカラーで落ち着きがありません。

 

さらに、揃えるべきところもバラバラで、本当に「センスがない」ですね。

 

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まず、フォントはメイリオ一つにしましょう。汎用性が高く、使いやすいです。

見た目もデフォルトのMSゴシックより洗練されて見えますよね。

 

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次に、「色は3種類」の戦略です。

 

文字色は黒のままで、オートシェイプ等のデザインは青を使います。そして、強調したいところにだけ赤を使ってみましょう。

 

これで、黒一色の時よりも、ちょっと洗練された印象を与える事ができ、なによりも分かりやすくなりました。

 

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最後に、「揃えるべきところを揃える」です。

 

こうした文字列では、きちんと左揃えされていた方が、読みやすいです。

 

またデザインのセンスとしても、洗練されて見えます。

 

以上、とても基本的で簡単な事ですが、これだけで少なくとも「センスがない!」と言われる事はなくなると思います。

 

あくまで、ビジネス文書ですので、妙なセンスを使おうとするよりも、きちっとした知識とルールにもとづいて資料作成をすれば大丈夫です!

 

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社内向け報告資料作成の3つのポイント

今日は、企業で日常的に作成されている「社内向けの報告資料」について書きたいと思います。

 

社内向けの報告資料では、営業資料や投資家向けの事業計画資料等と違って、資料の目的が「情報共有」にある事も珍しくありません。つまり、誰かの心を動かして何かを決断させる、というよりは「状況を説明する、報告する」という目的のプレゼン資料が多いのが特徴です。

 

しかし、その情報共有という目的も十分に満たせていない資料が多いのが現実だと思います。

 

ずばり、「この人は何が言いたいんだろう?」という資料が本当に多いのです。読んでも内容が分からない、何を伝えたいのかが分からないという資料です。

 

その結果(?)なのかは分かりませんが、会議中に全く関係のない内職をしている人がいたり、ひどい場合だとネットニュースを読んでいたりする人もいます。

 

人間は理解できない事は、「つまらない」、「大した情報じゃない」と判断してしまうものです。せっかく作った資料が、ただ報告されるだけで、なにも理解されずゴミ箱いき・・・では悲しいですよね。

 

そうならないための3つのポイントをご紹介したいと思います。

 

①目的・結論・全体像を最初に明確に説明する

②出来る限りシンプルにして、複雑なものを作らない

③ロジック、根拠を大切に、疑問を先取りする

 

 

 

目的・結論・全体像を最初に明確に説明する

最初に「本日の報告は◯◯が目的です。報告の全体概要は△△で、皆様と☓☓の点について、情報共有し対策を検討していく事が趣旨となっております」などのように、結論と全体像を明確に述べる必要があります。

 

ありがちなのが、「上期の売上の状況ですが〜」などのように、いきなり前段もなく各論の状況について話始める人(もちろん資料にも記載がない)が実に多いです。

 

最初の1ページ目はしっかりと報告の概要が30秒〜1分程度でサマリーできるような内容にしておく事で、圧倒的に理解のしやすさが変わります。全体像と結論をしっかり示した上で、各論、詳細に入るようにしましょう。こうする事で、発表する人あなた自身もすごく楽にしゃべれるようになると思います。

 

②出来る限りシンプルにして、複雑なものを作らない

企業内の報告資料では、表やグラフによる説明資料が多くなってきます。

 

ここで注意なのが、「複雑なものは基本的に作らない」という事です。

 

ありがちなのが、虫眼鏡でも使わないと見えないような細かいフォントで情報が羅列された表や、積み上げ棒グラフを二重、三重に重ねたような複雑怪奇でテクニカルなグラフです。

 

私は、こうした複雑な報告資料が出てきてしまうのには、人間の悲しい性があると思っています。

つまり、「こんなに複雑なものを作れる俺は有能である」という思い込みや、「こんなに複雑なものを作ったのだから頑張っていると認めてほしい」というようなエゴです。

 

気持ちは分からなくはありませんが、その目的とは逆効果に働いてしまうのが現実ですので、もしそういう資料を作られている方はやめる事をオススメします。。。

 

ビジネスにおける資料は、シンプルで、誰が読んでも「同じ結論に達する」というのが必要です。複雑なだけで、読んだ人によって解釈が変わりますので、シンプルを心がけましょう。

 

見本としては、ソフトバンクの孫さんのプレゼンで出てくるようなシンプルなものを作ると良いと思います。

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③ロジック、根拠を大切に、疑問を先取りする

最後はロジック、根拠ですね。

 

これも出来ていないケースが多いです。ひどい場合だと、「◯◯により売上拡販を行い、予算損益を必達する」というような訳のわからない精神論が書かれているだけの資料も散見されます。

 

具体的にどういう施策を打つの?それぞれの期待効果は?その妥当性は?など真面目に突っ込まれたら一発アウト、という資料です(不思議な事に、伝統的日本企業ではあまり突っ込まれない事も多いのですが・・・)。

 

そういう反面教師は別にして、本当に良い資料を作ろうという気持ちがある方は、自分の作った資料を客観的な視点でロジック・根拠を突っ込んで検証しておく必要があります。

 

このページの根拠はしっかりあるか?◯◯に突っ込まれたら、どういう風に答えるか?という事を先回りして本編や、付録の資料に入れておく事で「圧倒的にデキる資料」になります。

 

報告を受ける幹部や上司の方も、自分が疑問に思った事に対する答えがすでに先回りされて完璧に用意されていたら、その作成者への評価は非常に高くなります。

 

この3つのポイントは、とても基本的なものだとは思いますが、3つともに実行できている人は、なかなか見かけません。逆に言うと、この3つをおさえるだけで、「周りのライバルに簡単に差をつける」事ができますので参考にしてみて下さい!

 

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グラフは”デフォルト”のまま使わない

今日はグラフを使った資料作成のコツについて書きたいと思います。

 

グラフで大切な事は色々あるのですが、今日は主にデザイン面での話です。

 

デザイン面で重要なのが、「デフォルトの状態で使わない」という事ですね。

 

普通に、エクセルやパワーポイントでグラフを作成すると、下記のようなものが出てきます。

 

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このデフォルトで出てきたものを「そのまま使っている」人が散見されますが、もったいないですね。

 

全く同じデータを出しているのに、相手に強く訴えかける事ができるグラフになるかどうかは、デザインによる部分が大きいのです。

 

これを「ほんのちょっと」いじるだけで全然印象が変わりますので、ちょっとやってみましょう。

 

まず、①不要な線は消します

縦軸に出ている横線は、あってもなくてもあまり影響がありませんが、すごく目立って画面がうるさくなります。これは消してしまいましょう。

 

次に、②縦軸と横軸の小さな字を大きくする

小さな字は、何事においても良くないです。なんだか自信がなくて貧相な印象を与えますので大きくしてみます。

 

次に、③凡例を消して、オートシェイプで作り直す

商品Aと商品Bという凡例がありますが、画面の右の方にあって見づらく、不親切ですよね。これはグラフに被せるようにオートシェイプで作ると良いです。

 

ここまでを入れてみると下記のようになります。

 

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どうですか?

だいぶ印象が変わった感じがしますよね。

 

でも、まだ途中です。

 

次に、④強調したい方のグラフが目立つようにする

これはケースバイケースなのですが、今回の例では、「商品Bが大きく落ちてしまっている事がメインメッセージ」だとします。そうしたら、商品Bがちゃんと目立つように線を太くしましょう。

 

また、⑤グラフタイトルも入れる

グラフタイトルも入っていた方が良いですね。何のグラフなのか?という事がひと目でわかります。

 

最後に、⑥フォントや色を整える

マイクロソフトのデフォルトフォントやカラーは「美しい」とは言い難いものになっています。これをデフォルトのまま使うのではなく、変更しましょう。

 

ここまで入れると、下記のようなグラフが完成します。

ここまでやるのに慣れれば、ほんの1〜2分でできます。それでも印象は全然違いますよね。

 

グラフを作る際の参考にしていただければと思います!

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効果的なストーリーを構築する方法

プレゼン資料で最も重要なポイントの一つが「ストーリー」です。

 

では、ストーリーとは何なのか?

 

私は、ストーリーとは、「コンテンツ」と「順番」だと思っています。

 

つまり、ストーリーを考えるとは、「このプレゼンの中で何を伝えるべきか?」という事と、「それをどのような順番で伝えるべきか?」という2点を考える事だと思います。

 

この非常に重要なストーリーですが、ビジネスで使われている資料をみると、全く意識せずに作られているものが多いのが実態だと思います。

 

私が今まで見た資料で残念だと思う資料の共通点はハッキリしています。

 

それは、「コピペ思考」で作られたストーリーです。

 

◯前に、作ったあの営業資料を流用して作ろう

 

◯1年前のあの会議で作ったものを直して使おう

 

こうした「効率性重視」の考え方で作られたものでは、効果的なストーリーは生み出されません。

 

なぜなら、ストーリーというのは、常にコンテクスト(背景、状況)と一緒に考えなければならないからです。

 

ある背景においては効果的だったストーリーも、背景が変わってしまったときには効果的でなくなる事もよくあります。

 

そこを、効率性を考えて、コピペ思考で資料を作っていると、考える力が養われず、良いストーリーを考える事ができなくなってしまうので注意が必要です。

 

私は、プレゼン資料を作る時は、必ずPCに向かう前に、紙で考える事にしています。

 

これは何でも良いのですが、真っ白なノートに絵コンテのようにスライド構成を考える時もあれば、カードのようなものに一枚一枚コンテンツを書いていって、色々並べ替えるなどの手法があります。

 

あとは、ポストイットにガンガン、コンテンツを書いていって、壁に張って構成を考えるのも良いですね。

 

いずれにせよ、大切な点としては、「コピペ思考」で資料を作らない。面倒でも何でも、毎回、「その状況に合ったストーリーを考え直す」という事です。

 

そのためには、以前の資料のパワーポイントを開いて考えるよりも、紙と鉛筆だけを持って、無心で、ゼロベースで考えるということが効果的だと思います。

 

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過去の作品をご紹介

せっかくなので、この機会にココナラで過去に作成した作品(購入者様からの掲載許可を頂いたもの)をご紹介させて頂きます。

 

あくまで一例ですが、資料を作る時のご参考になればと思っております。

 

■漆喰を使ったリフォームサービスの営業資料

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テレアポ代行サービスの営業資料

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■大学院生の学内発表資料

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太陽光発電事業のセミナー資料

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■ペット向けの木製椅子の営業資料

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