フォーマットの功罪

パワーポイントってすごい便利です。

 

OHPの時代を経験していないので、イマイチありがたみを感じにくいのですが、手書きで資料作成するのを想像してみただけでとても有り難い事だけは分かります。

 

でも、その有り難さが逆に仇となっている、というケースも散見される気がしています。

 

それは「フォーマットの弊害」です。

 

一度作った資料をひな形にして、効率的に資料作成できるというのが、フォーマットを再利用する時のメリットだと思うのですが、ちゃんと考えて使わないと本末転倒になったりするので注意が必要です。

 

本来、フォーマットというのは、「ある伝えたい事があって、それを表現するためにはどんな絵柄や体裁の資料がいいかな〜」という所からスタートしているはずです。

 

ところが、フォーマットを活用しよう!という意識で資料作成をスタートすると、「このフォーマットを使って、どういう風に更新すれば良いかな〜」となってしまったりします。

 

ひどいケースだと、「単に、数字と言葉を入れ替えたのみ」という資料が出来上がったりもします。これだと、(過去のある瞬間には)素晴らしい資料だったフォーマットも、全然ダメな資料になってしまったりするわけです。

 

これは、フォーマットが悪いのではなく、それを活用する人のスキルに問題があるという事です。

 

パワーポイントはとても便利なツールである事は間違いありませんが、常に、「今回の資料で伝えたいメッセージは何か?」というところからスタートしないと、このような罠にはまってしまうかもしれません。