社内向け報告資料作成の3つのポイント

今日は、企業で日常的に作成されている「社内向けの報告資料」について書きたいと思います。

 

社内向けの報告資料では、営業資料や投資家向けの事業計画資料等と違って、資料の目的が「情報共有」にある事も珍しくありません。つまり、誰かの心を動かして何かを決断させる、というよりは「状況を説明する、報告する」という目的のプレゼン資料が多いのが特徴です。

 

しかし、その情報共有という目的も十分に満たせていない資料が多いのが現実だと思います。

 

ずばり、「この人は何が言いたいんだろう?」という資料が本当に多いのです。読んでも内容が分からない、何を伝えたいのかが分からないという資料です。

 

その結果(?)なのかは分かりませんが、会議中に全く関係のない内職をしている人がいたり、ひどい場合だとネットニュースを読んでいたりする人もいます。

 

人間は理解できない事は、「つまらない」、「大した情報じゃない」と判断してしまうものです。せっかく作った資料が、ただ報告されるだけで、なにも理解されずゴミ箱いき・・・では悲しいですよね。

 

そうならないための3つのポイントをご紹介したいと思います。

 

①目的・結論・全体像を最初に明確に説明する

②出来る限りシンプルにして、複雑なものを作らない

③ロジック、根拠を大切に、疑問を先取りする

 

 

 

目的・結論・全体像を最初に明確に説明する

最初に「本日の報告は◯◯が目的です。報告の全体概要は△△で、皆様と☓☓の点について、情報共有し対策を検討していく事が趣旨となっております」などのように、結論と全体像を明確に述べる必要があります。

 

ありがちなのが、「上期の売上の状況ですが〜」などのように、いきなり前段もなく各論の状況について話始める人(もちろん資料にも記載がない)が実に多いです。

 

最初の1ページ目はしっかりと報告の概要が30秒〜1分程度でサマリーできるような内容にしておく事で、圧倒的に理解のしやすさが変わります。全体像と結論をしっかり示した上で、各論、詳細に入るようにしましょう。こうする事で、発表する人あなた自身もすごく楽にしゃべれるようになると思います。

 

②出来る限りシンプルにして、複雑なものを作らない

企業内の報告資料では、表やグラフによる説明資料が多くなってきます。

 

ここで注意なのが、「複雑なものは基本的に作らない」という事です。

 

ありがちなのが、虫眼鏡でも使わないと見えないような細かいフォントで情報が羅列された表や、積み上げ棒グラフを二重、三重に重ねたような複雑怪奇でテクニカルなグラフです。

 

私は、こうした複雑な報告資料が出てきてしまうのには、人間の悲しい性があると思っています。

つまり、「こんなに複雑なものを作れる俺は有能である」という思い込みや、「こんなに複雑なものを作ったのだから頑張っていると認めてほしい」というようなエゴです。

 

気持ちは分からなくはありませんが、その目的とは逆効果に働いてしまうのが現実ですので、もしそういう資料を作られている方はやめる事をオススメします。。。

 

ビジネスにおける資料は、シンプルで、誰が読んでも「同じ結論に達する」というのが必要です。複雑なだけで、読んだ人によって解釈が変わりますので、シンプルを心がけましょう。

 

見本としては、ソフトバンクの孫さんのプレゼンで出てくるようなシンプルなものを作ると良いと思います。

f:id:presen-sen-nin:20160928001202p:plain

 

③ロジック、根拠を大切に、疑問を先取りする

最後はロジック、根拠ですね。

 

これも出来ていないケースが多いです。ひどい場合だと、「◯◯により売上拡販を行い、予算損益を必達する」というような訳のわからない精神論が書かれているだけの資料も散見されます。

 

具体的にどういう施策を打つの?それぞれの期待効果は?その妥当性は?など真面目に突っ込まれたら一発アウト、という資料です(不思議な事に、伝統的日本企業ではあまり突っ込まれない事も多いのですが・・・)。

 

そういう反面教師は別にして、本当に良い資料を作ろうという気持ちがある方は、自分の作った資料を客観的な視点でロジック・根拠を突っ込んで検証しておく必要があります。

 

このページの根拠はしっかりあるか?◯◯に突っ込まれたら、どういう風に答えるか?という事を先回りして本編や、付録の資料に入れておく事で「圧倒的にデキる資料」になります。

 

報告を受ける幹部や上司の方も、自分が疑問に思った事に対する答えがすでに先回りされて完璧に用意されていたら、その作成者への評価は非常に高くなります。

 

この3つのポイントは、とても基本的なものだとは思いますが、3つともに実行できている人は、なかなか見かけません。逆に言うと、この3つをおさえるだけで、「周りのライバルに簡単に差をつける」事ができますので参考にしてみて下さい!

 

coconala.com